Como poupar tempo no trabalho

Um estudo efetuado sobre a produtividade humana concluiu que, em média, apenas sete horas dos nossos dias são verdadeiramente produtivas… e provavelmente não são todas aquelas que passamos no escritório! Quer saber como fazer
mais em menos tempo? Como aproveitar ao máximo cada minuto do seu dia no trabalho?

Começar cedo. Por norma, você nunca começa a trabalhar quando chega no escritório: liga o computador, toma café, lê os emails, consulta os blogues ou jornais online, dá dois dedos de conversa… chegue mais cedo para poder “tratar” desses assuntos primeiro e começar a trabalhar na hora certa!

Delinear metas. No início de cada dia de trabalho estabeleça prioridades. Isto é extremamente importante tendo em conta que a maioria das pessoas passa 80% do horário de expediente para concretizar 20% do seu trabalho!

A lei das listas. Uma lista (direta!) das coisas que tem para fazer é sempre útil, principalmente se estiver à vista, lembrando-lhe constantemente. No entanto, não passe à frente toda

tarefa mais difícil ou entediante que aparecer. Concentre-se e pense no prazer que lhe vai dar riscar esses itens da lista.

Tempo extra. Quando planejar o seu dia, reserve sempre 20% do mesmo para emergências, imprevistos e interrupções.

Grande vs. Pequeno. Se os grandes projetos te intimidam e fazem você perder um tempo precioso só para pensar na forma como irá começar o trabalho, invista esse tempo a dividir o projeto em tarefas menores e a resolvê-las, uma de cada vez!

Com calma. Não faça as coisas com pressa só para poder dizer que estão feitas! A probabilidade de cometer erros ou lapsos é maior e perderá mais tempo para corrigir o que está mal do que se tivesse investido o tempo necessário inicialmente. Ninguém quer trabalho duplicado, não é?!

Agrupe tarefas semelhantes. Se passa sempre uma parte da manhã ao telefone, veja que outros contatos importantes tem para fazer nesse mesmo dia ou no seguinte e, já que está com a “mão na massa”, faça tudo de uma única vez.

Sempre que puder, faça duas coisas em simultâneo. Claro que isto aplica-se apenas às tarefas que não requerem a sua concentração absoluta – você pode ver emails enquanto espera que atendam ou transfiram as suas chamadas ou em vez de estar em frente à impressora esperando o relatório de 50 páginas que precisa rever, aproveite para elaborar a sua lista de afazeres para amanhã. Este sistema de “multitasking” pode poupar-lhe 30 a 60 minutos no final de cada dia.

Cronometre-se. Se não consegue perceber para onde é que vai o seu tempo e, consequentemente, porque razão não consegue terminar o seu trabalho no horário de expediente, experimente fazer o seguinte durante uma semana: anote o tempo que você demora para concluir cada tarefa ao longo de todo o dia. No final da semana, analise os seus tempos e verifique aonde é que está perdendo minutos (ou horas!) preciosos e o que pode fazer para recuperar tempo perdido e otimizar o tempo futuro!

Tecnologia. Aproveite ao máximo todas as potencialidades do seu computador top de linha e ligação de Internet supersônica para fazer mais e melhor. Ponha a tecnologia para trabalhar para você! No entanto, não se deixe tentar pelos emails, o Messenger e outras distrações digitais. Crie regras em que só ligará o Messenger para comunicar algo muito importante a alguém; só consulte o seu email de manhã ao chegar e depois do almoço, em vez de hora em hora, fragilizando o seu ritmo de trabalho continuamente.

Dizer não. O que adianta aceitar trabalho e tarefas extra se não consegue sequer despachar tudo o que está em cima da sua secretária? O tempo que passaria a se estressar sobre como “dar vazão” a tudo isso, é um tempo valioso. Nesses momentos, saiba dizer não.

Delegar. Sempre que puder, delegue tarefas a outras pessoas que sejam perfeitamente capazes de executá-las. Assim, pode dedicar-se aquilo que tem em mãos.

Concentre-se. A disciplina é tudo no trabalho e, por vezes, qualquer coisa serve para não ter que trabalhar, não é verdade? Quando a desconcentração se instalar, faça uma pequena pausa, informe aos colegas que não quer ser incomodado durante a próxima hora ou simplesmente feche a porta do seu escritório.

Quem consegue acabar primeiro? Todos adoram um bom desafio e se liderar uma equipe ou simplesmente quiser propor aos seus colegas um concurso saudável, podem desafiar-se um ao outro para ver quem acaba o seu relatório primeiro ou quem consegue fazer mais até à hora de almoço! Quem perder pode oferecer um café ao outro no final do dia, por exemplo. Um pouco de competição nunca fez mal a ninguém e é uma excelente forma de ganhar tempo!

Planejamento. Se lidera ou trabalha em equipe é importante elaborar um esquema semanal, onde todos sabem exatamente o que tem de ser feito. Assim, ninguém perde tempo à espera de não-sei-quem para lhe explicar a sua próxima tarefa ou vice-versa.

Organização otimizada. Mantenha a sua secretária e/ou sala de trabalho o mais organizadopossível, com um local pré-definido para tudo o que necessita no seu dia-a-dia. Desta maneira, terá sempre tudo à mão e não perderá tempo inestimável à procura disto ou daquilo todas as semanas!

Recusar reuniões. Sempre que possível, diga não à realização de reuniões por tudo e por nada, optando antes por tentar resolver os assuntos pendentes primeiro via email, depois por telefone e só em último recurso pessoalmente.

Modelos exemplares. Se envia muita correspondência (por correio ou email) invista algum tempo a criar modelos de cartas/emails para diferentes situações. A partir daí, terá sempre uma base de trabalho praticamente pronta (basta alterar a data e os contatos) e depressa recuperará o tempo investido inicialmente.

Patrulha dos problemas. Sempre que verificar algum problema para o qual não tem solução, não perca tempo em tentar resolve-lo. Comunique de imediato os seus superiores ou equipe de trabalho para juntos determinarem o que tem de ser feito, como e quando. Quanto mais depressa forem resolvidos os problemas, mais depressa você volta ao trabalho.

Agenda pessoal. Evite fazer telefonemas, tratar de emails ou outros assuntos pessoais durante o horário de expediente… é incrível o tempo que se pode perder com estas pequenas coisas que só demorariam “dois minutinhos”… O mesmo aplica-se ao convívio social dentro da empresa, ou seja, não distraia quem está trabalhando, nem se deixe distrair por aquelas pessoas que não conseguem ficar sossegadas! Uma vez quebrada, é difícil retomar a concentração plena. Combinem um almoço uma vez por semana e ponham a conversa em dia!

Não leve trabalho para casa. Se o fizer terá sempre essa “desculpa” para se distrair ao longo do dia, roubando-lhe ainda um precioso tempo que muito provavelmente você precisa em casa.

Aprenda a poupar tempo. Frequente cursos de Organização Pessoal e Gestão de Tempo. Leia livros sobre o tema. Será um tempo bem investido.

Fonte: Picaroponto

Como armazenar as notas fiscais

Com o advento do Sistema Público e Escrituração Digital – Sped e da Nota Fiscal Eletrônica – NF-e, os velhos formulários em papel deram lugar aos arquivos XML (Extended Markup Language). O modelo antigo da Nota Fiscal, precisava ser armazenado em caixas, armários ou fichários. Já o novo documento veio para otimizar o processo de organização, guarda e gerenciamento dos arquivos eletrônicos, o que facilita a recuperação e o intercâmbio das informações. Ou seja: o que antes ocupava espaços físicos, hoje pode ser guardado em um pequeno HD de computador. 

Contudo, o que veio para simplificar a vida dos contribuintes, ainda traz problemas. Atualmente, as duas principais questões que interferem em uma boa implantação da Nota Fiscal Eletrônica, criada em 2005 e válida em todos os Estados brasileiros, são: a falta de entendimento da legislação em vigor, que sofre alterações constantes, e a ausência da identificação da complexidade do assunto. Por exemplo: a mudança da Nota Fiscal do meio físico para o digital não mudou em nada a necessidade de armazenar, de forma segura, o documento, conforme a legislação vigente. Entretanto, muitos empresários ainda ignoram que a Nota Fiscal Eletrônica deve ser armazenada obrigatoriamente, com segurança, pelo período de cinco anos. Além disso, vários acabam guardando apenas as NF-es emitidas, se esquecendo que a legislação obriga o armazenamento, pelos mesmos cinco anos, das notas recebidas de seus fornecedores.

Outros, acostumados com a antiga nota em papel, ainda acreditam que basta guardar o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica – Danfe. Como o próprio nome diz, o Danfe é um documento auxiliar. O único documento com validade fiscal é o XML. É por meio dele que o governo tem como saber, em tempo real, todos os detalhes do negócio. Precisamos mudar o hábito de guardar o papel e temos que nos acostumar a armazenar o arquivo digital.

Além de guardar as Notas por cinco anos, é aconselhável sempre verificar se o arquivo gerado é válido, já que, pelo conceito da NF-e, a validade do documento fiscal só é assegurada por meio da assinatura digital, tecnologia que garante a integridade e autenticidade de arquivos eletrônicos. Se a assinatura eletrônica não for válida, mesmo que a Nota Fiscal Eletrônica estiver autorizada, o contribuinte estará armazenando um documento inválido e, com certeza, sofrerá consequências.

Para o armazenamento das notas, muitas empresas, principalmente as de pequeno porte, utilizam o software gratuito disponibilizado pelo governo. Porém, esse procedimento não é adequado, uma vez que essa ferramenta não dispõe de nenhum recurso seguro. É a velha história do barato que sai caro. Dessa forma, é aconselhável e recomendável fazer um investimento financeiro. Com certeza, o valor desse investimento será recompensado pela segurança desejada. A perda de um arquivo digital da Secretaria Estadual da Fazenda – Sefaz equivale ao extravio da via do contribuinte da Nota Fiscal antiga. Portanto, todo cuidado é pouco! Guarde as notas fiscais emitidas e recebidas para evitar problemas com o Fisco.

Como planejar o RH da empresa

Primeiramente, faz-se necessário pensar sobre os conceitos de Administração de Recursos Humanos, Gestão de Pessoas e Desenvolvimento Humano.

O primeiro refere-se às políticas e práticas voltadas para os processos de recrutamento, seleção, treinamento, recompensas e avaliação dos profissionais, na direção dos objetivos e metas das instituições.

Gestão de Pessoas é o conjunto de atividades e pessoas que se preocupa com o capital humano das organizações, direcionado para o sucesso da competitividade organizacional, promovendo os processos de recrutamento e seleção; aplicar, recompensar, desenvolver, manter e monitoras pessoas.

Desenvolvimento Humano é o processo que tem como finalidade assessorar a implementação da política organizacional, focando nos talentos humanos. O Desenvolvimento Humano é o conjunto de práticas e políticas que visam à potencialização das habilidades e competências pessoais, bem como a valorização das pessoas como seres que se desenvolvem em uma perspectiva de crescimento individual e coletivo.

Nos dias de hoje, as instituições ampliam cada vez mais sua visão e atuação estratégica em relação aos processos de parceria; e dentro dessa perspectiva, os profissionais vinculados às organizações, são cada vez mais valorizados e percebidos como fundamentais para o sucesso das instituições; por isso, tem-se adotado a implantação do setor de Desenvolvimento Humano como estrategia organizacional.

Importante ressaltar que a adoção da estrategia acima referida não invalida o que se conhece como gestão de pessoas; pois esse é um processo inerente às instituições e está para além do setor de Recursos Humanos ou do Desenvolvimento Humano; e relaciona-se ao fazer a gestão de processos, dando um enfoque diferenciado às pessoas que são parte do contexto; nesse sentido, os líderes de equipes devem ser gestores de pessoas, portanto perceber a importância do fator humano nas organizações.

Na perspectiva de compreender que as pessoas produzem, vendem, tomam decisões, atendem, comunicam, supervisionam, dirigem negocios, estabelecem metas, executam e avaliam metas e ações, portanto precisam ser tratadas como parte relevante do contexto organizacional e precisam estar inteiradas e compartilhar dos objetivos institucionais, a fim de que possam contribuir com o sucesso das mesmas. 

A gestão de pessoas é um processo que precisa ser planejado, organizado e monitorado e deve estar de acordo com os objetivos desejados das instituições. Conhecer e socializar a missão, a visão, os objetivos organizacionais e realizar análise das oportunidades e ameaças, das forças e das fraquezas, faz-se imprescindível para alcance dos êxitos pretendidos. 

Fonte: Administradores.com.br

Como funciona a lei do Aviso Prévio

Como funciona a lei do Aviso Prévio

A nova lei do aviso prévio (Lei 12.506/2011) de 13 de outubro de 2011, impacta diretamente as relações entre empregadores e empregados. “É importante esclarecer as diversas situações que a nova lei implica”, diz Paulo Sérgio João, advogado trabalhista e professor da PUC-SP e da Fundação Getulio Vargas (FGV).


A principal mudança é que o aviso passa a ser proporcional aos anos que o funcionário trabalhou na empresa. O prazo de 30 dias é mantido para quem está há até um ano no emprego. São acrescidos 3 dias a cada ano trabalhado, até o limite máximo de 90 dias.


Quais pontos mais interessam aos pequenos e médios empresários e também aos funcionários dessas empresas?
Vários pontos podem preocupar as empresas. Por exemplo, o que restringe a aplicação da nova lei exclusivamente como obrigação dos empregadores em relação aos empregados. Isto significa que os trabalhadores estão excluídos do acréscimo legal no aviso prévio quando pedem demissão.


A nova lei onera os empregadores?
Aparentemente, a mudança não trouxe ônus significativo para os empreendedores. Ao contrário, inibe as dispensas e incentiva nos empregados  maior fidelização à empresa. De outro lado, alguns setores profissionais já haviam negociado algo muito próximo do que prevê a nova lei e, portanto, haviam assimilado o ônus da dispensa imotivada, ou seja, sem justa causa. O aumento do valor da remuneração do aviso prévio, para alguns setores, apenas veio oficializar aquilo que já se praticava.


Quais as vantagens e desvantagens para os pequenos e médios?
Uma vantagem para os empreendedores é a tendência de maior integração do empregado ao negócio, uma vez que os funcionários terão um estímulo para acumular mais dias para os casos de dispensa sem justa causa. Desta forma, a lei poderá reduzir a rotatividade de funcionários nas empresas. Como desvantagem, poderíamos dizer que, no limite, traz um ônus para a dispensa sem motivo, embora introduza nas relações de trabalho uma nova cultura quanto aos desligamentos.


Para o empregado, quais seriam as principais vantagens e desvantagens?
Além de representar a conquista formal de um novo direito negociado em diversas categorias, a vantagem imediata é o valor do aviso prévio acrescido de maior remuneração e, ainda, o efeito inibidor da dispensa. Não considero que haja desvantagens para os empregados.


Que tipo de lacunas a nova lei deixa?
A lei não pode abranger todas as situações e, por esta razão, costuma-se dizer que deixou lacunas. Para toda lei sempre haverá alguma situação não atendida e caberá à jurisprudência trabalhista a supressão desta ausência de previsão legal, interpretando a situação de fato apresentada e, deste modo, amoldando a lei à situação concreta.